WSPARCIE OD AURACO

ochrona danych osobowych, audyty, IOD, szkolenia

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

 dokumenty-jasne

AUDYTY

Audyty zgodności przetwarzania danych osobowych.

rece-jasne

IOD

Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych.

szkolenie-jasne

SZKOLENIA

Szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych.

BLOG AURACO

2018-11-28

Polityka Ochrony Danych

Dlaczego warto posiadać Politykę Ochrony Danych?

Ochrona bezpieczeństwa oraz ochrona informacji w dzisiejszych czasach jest niewątpliwie bardzo ważna. Odpowiedni poziom zabezpieczeń może bowiem stanowić przewagę konkurencyjną przedsiębiorstw.

Wraz z postępem technologicznym i wzrostem znaczenia informacji, znacznie wzrosła również skala zbierania i wymiany danych osobowych. Dostrzeżono więc potrzebę modyfikacji uregulowań prawnych w tym zakresie. Dotychczasowe przepisy w zakresie ochrony danych osobowych jasno określały jakie wymagania należy spełnić, aby działania administratora gwarantowały odpowiednią ochronę. Jednak sytuacja zmieniła się po wejściu w życie RODO, które nie zawiera wyraźnych przepisów dotyczących minimalnych standardów zabezpieczeń. Taka sytuacja nakazuje przedsiębiorcom działać w oparciu o własne procedury.

Powszechnie uznaje się, że najsłabszym ogniwem w organizacji jest człowiek. Często to właśnie pracownik stoi za ujawnieniem ważnych dla organizacji informacji. I wcale nie chodzi o to, aby obwiniać konkretne osoby, ale aby skupić się na minimalizacji ryzyka wycieku danych. Poza szkoleniem pracowników, wymierne efekty przynosi właśnie opracowanie i stosowanie odpowiednich procedur dotyczących bezpieczeństwa. Jednolite zasady w tym zakresie świadczą o wysokim poziomie rozwoju firmy. Ich wdrożenie dowodzi uwzględnienia znaczenia informacji w dzisiejszym środowisku biznesowym.

Dokument dotyczący omawianych procedur może nosić różne nazwy: „Polityka Bezpieczeństwa Informacji” czy „Polityka Ochrony Danych”. Niezależenie od tytułu, najważniejszą jej cechą jest to, że jest dostosowana do potrzeb danej organizacji.

Dobrze skonstruowana Polityka posiada kilka zasadniczych zalet.

  1. Odpowiednie procedury pozwalają osiągnąć zgodność z przepisami.

Jak zostało to wspomniane wyżej, dane osobowe stanowią informację i są ważnym zasobem dla firmy. Ich ochrona jest uregulowana przepisami prawnymi, co sprawia, że należy do niej przywiązywać szczególną wagę. Wyciek danych osobowych może nie tylko wpływać na konkurencyjność przedsiębiorstwa, ale również może skutkować karami finansowymi. Z tej perspektywy, zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony jest niezwykle ważne.

Odpowiednia dokumentacja pozwala nam usystematyzować jakie zabezpieczenia posiadamy oraz jakim wymogom prawnym one odpowiadają. Polityka Bezpieczeństwa Informacji w jasny sposób określa w jaki sposób spełniamy ciążące na nas obowiązki i jak umożliwiamy realizację praw osób, których dane przetwarzamy. Co więcej, sama Polityka nie jest obwarowana żadnymi przepisami, co daje nam pole do jej dowolnego kształtowania. Powszechną praktyką jest więc tworzenie kompleksowego dokumentu, który zawiera załączniki takie jak np. rejestr czynności przetwarzania (wymagany w pewnych przypadkach przez RODO). Tego typu dokument może więc stanowić kompletną dokumentację dotyczącą ochrony danych osobowych.

Pamiętajmy również, że RODO wprowadziło zasadę rozliczalności. Polega ona na tym, że to sam administrator danych musi wykazać zgodność z obowiązującymi przepisami. Samo posiadanie Polityki Bezpieczeństwa Informacji może stanowić dla organu nadzorczego dowód, że firma jako administrator danych dokonała należytej staranności w celu zabezpieczenia posiadanych danych i zastosowała środki organizacyjne mające na celu zminimalizowanie ryzyka ich naruszenia.

2. Zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa i wpływa na konkurencyjność firmy.

Poza spełnieniem wymogów prawnych, samo zapewnienie bezpieczeństwa informacji stanowi ważną strategię w osiąganiu sukcesów biznesowych. Jest ważne nie tylko dla samej organizacji (aby nie utraciła posiadanych zasobów), ale również dla jej partnerów biznesowych. Spełnianie określonych standardów i udokumentowane posiadanie zabezpieczeń z pewnością sprzyja nawiązywaniu współpracy.

W kontekście danych osobowych warto w tym miejscu odnieść się do umowy powierzenia. Ma ona zastosowanie w przypadku przekazywania danych osobowych innej organizacji, która przetwarza je w imieniu administratora. Powierzenie danych, nakłada na administratora obowiązek korzystania wyłącznie z usług podmiotu, który spełnia wymogi RODO, a więc który wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne.

Posiadanie kompleksowej Polityki Bezpieczeństwa Informacji znowu może stanowić odpowiedni dowód zgodności z przepisami prawa. Odpowiednio skonstruowany dokument opisuje bowiem wdrożone środki i zabezpieczenia, a więc stanowi istotną podstawę do uznania, że zapewniony jest odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

3. Zapewnia poprawne działanie w przypadku sytuacji kryzysowej.

Nie od dzisiaj wiadomo, że w sytuacjach kryzysowych należy działać szybko, a często wpadamy w panikę i nie wiemy, jak się zachować. Może to rodzić nie tylko opóźnienia w reakcji, ale także wpływać na pogorszenie zaistniałej sytuacji.

Aby do tego nie dopuścić należy zawczasu opracować odpowiedni proces. Ważne jest, żeby ustalić do kogo ma trafić informacja w momencie wystąpienia naruszenia bezpieczeństwa, kto za nią odpowiada, w jaki sposób mają postępować pracownicy, jakie są terminy na ewentualne zgłoszenie do organów nadzorczych etc.

Naruszenie bezpieczeństwa informacji nie jest codzienną sytuacją i wprowadza chaos do organizacji. Odpowiednie procedury z pewnością pomagają nawet w niewielkim stopniu nad nim zapanować.

4. Pozwala na bieżące aktualizowanie wiedzy pracowników oraz umożliwia łatwe zapoznanie nowych pracowników z obowiązującymi zasadami.

Wewnętrzny dokument posiada ważną zaletę, jeśli jest dostępny dla pracowników, Ci mogą się z nim zapoznać w każdym czasie, w zależności od potrzeb. Skraca to znacznie czas reakcji w sytuacji kryzysowej (nie trzeba czekać na instrukcje kompetentnej osoby) oraz pozwala na samodzielne dokształcanie się z zakresu zabezpieczeń informacji. Jest to ważne nie tylko z punktu widzenia pracodawcy, ale samego pracownika. Jest on zazwyczaj zobowiązany do zachowania poufności, dostaje upoważnienia do ochrony danych, wobec tego we własnym interesie powinien zapoznać się z polityką firmy z zakresu ochrony informacji. Naruszenie któregoś ze zobowiązań może bowiem skutkować pociągnięciem go do odpowiedzialności.

Kompletne instrukcje są ważne również dla nowych pracowników. Po pierwsze, mogą oni zapoznać się ze wszystkimi procedurami. Po drugie, mówiąc kolokwialnie, w każdym czasie mogą do nich „wrócić”. Jest to szczególnie ważne biorąc pod uwagę ogrom informacji, z jakim nowe osoby muszą się zapoznać przychodząc do organizacji.

Spójna, jednolita polityka firmy dotycząca ochrony informacji jest niewątpliwie bardzo istotna. Jednak warunkiem osiągania ww. korzyści jest jej odpowiednie przygotowanie. Przede wszystkim tworzenie polityki wymaga głębokiego zrozumienia procesów zachodzących w organizacji oraz zidentyfikowania jej odbiorców. Jest to dokument indywidualnie dopasowany do potrzeb każdej firmy, więc nie może być „uniwersalny”. Najczęściej konieczne jest przeprowadzenie audytu i skorzystanie z pomocy profesjonalistów.

Jeszcze ważniejsze jest jednak faktyczne stosowanie procedur opisanych w Polityce.

 W jaki sposób można to skutecznie osiągnąć?

Stosowanie procedur bardzo ściśle wiąże się z ich przygotowaniem. Dobrze opracowana Polityka posiada zalety dla pracowników takie jak: poprawa organizacji pracy, uporządkowanie i ujednolicenie dokumentacji czy poprawa bezpieczeństwa danych, nie tylko klientów, ale również samych pracowników. Dlatego właśnie tak kluczowe jest zidentyfikowanie ich potrzeb w tym obszarze. Jeśli zostaną one zrealizowane, może okazać się, że stosowanie Polityki nie będzie jedynie przymusem związanym z wypełnieniem obowiązków służbowych i przypisaną za nie odpowiedzialnością.

Zapewnienie skutecznego stosowania jest uwarunkowane również bieżącą weryfikacją oraz udoskonalaniem i dostosowywaniem procedur do zmieniających się potrzeb. Aktualizowanie Polityki musi mieć miejsce w każdej organizacji, aby nie stała się ona martwym dokumentem, nie mającym zastosowania do bieżącej działalności.

Po trzecie, procedury są podstawą do szkoleń. Należy edukować pracowników, żeby wprowadzone reguły były dla nich jasne, a ich stosowanie prostsze. Szkolenia są doskonałą okazją do wytłumaczenia przyczyn ich wprowadzania, rozwiania pojawiających się wątpliwości, a także wysłuchania propozycji ewentualnych zmian.

Nie sposób nie docenić znaczenia informacji, w tym danych osobowych, w dzisiejszych czasach. Nie sposób również pominąć kwestii ich zabezpieczenia. Rozwiązania techniczne to jedno, natomiast warto skupić się również na rozwiązaniach organizacyjnych. Wprowadzenie odpowiednich procedur może zminimalizować ryzyko naruszania bezpieczeństwa danych w firmie i w efekcie przyczynić się do jej sprawnego działania.

Autor: Aleksandra Ksionek.

Doradzimy w jaki sposób chronić dane osobowe uwzględniając istotne procesy biznesowe.

Ochrona danych osobowych nigdy nie będzie już problemem.